Rodo

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych – Polityka RODO

Niniejszym informujemy Cię, że przetwarzamy Twoje dane osobowe. Szczegóły przetwarzania znajdziesz poniżej:

Definicje

Administrator – oznacza administratora danych osobowych w rozumieniu ustawy o …. Administratorem jest Spółka

Spółka – oznacza Innesta spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bydgoszczy, przy ul. Mariacka 1c/6, 85-136 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000751592. Dane kontaktowe Spółki: adres: ul. Mariacka 1c/6, 85-136 Bydgoszcz , e-mail: biuro@innesta.pl; telefon: 609-601-615

Najemca – oznacza osobę fizyczną, która zawarła ze Spółką Umowę Najmu lokalu lub pokoju

Właściciel – oznacza osobę fizyczną lub osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zawarła ze Spółką Umowę o Świadczenie Usług

Umowa Najmu – oznacza umowę najmu, której przedmiotem jest najem lokalu albo pokoju, zawarta pomiędzy Spółką a Najemcą

Umowa o Świadczenie Usług – oznacza umowę o świadczenie usług, której przedmiotem jest zarządzanie najmem zawartą pomiędzy Spółką a Właścicielem

Klient – oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która kontaktuje się ze Spółką w celu zapoznania się z ofertą Spółki, zawarcia umowy, uzyskania informacji, bez względu na to czy następnie zawrze jakąkolwiek umowę ze Spółką

Przedstawiciel Spółki – oznacza osobę fizyczną zatrudnioną przez Spółkę na podstawie umowy o pracę albo wykonującą czynności na rzecz Spółki na podstawie umowy zlecenia albo wykonującą usługi dla Spółki na podstawie innej umowy cywilnoprawnej.

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania:

W przypadku gdy jesteś NAJEMCĄ LOKALU lub NAJEMCĄ POKOJU lub osobą, która jest zainteresowana zawarciem Umowy Najmu:

Spółka będzie przetwarzać Twoje dane osobowe, w celu:

przeprowadzenia selekcji lokatorów w procesie wyboru przyszłych najemców lokali oferowanych przez nas do wynajmu;
zawarcia z Tobą Umowy Najmu lokalu oferowanego przez nas do wynajmu, na podstawie Twojego zainteresowania naszą ofertą;
wykonania Umowy Najmu, którą z nami zawarłeś/aś;
archiwalnym (dowodowym) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w związku z Umową Najmu;
ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z Umowy Najmu;
oferowania Ci bezpośrednio produktów i usług Spółki (marketing bezpośredni),
ochrony mienia Spółki i osób trzecich w związku z korzystaniem z lokalu na podstawie Umowy Najmu;
zapewnienia bezpieczeństwa w Lokalu, który wynajmujesz na podstawie Umowy Najmu.

Podstawa prawna i zakres przetwarzania Twoich danych osobowych:

Twoja zgoda na przetwarzanie danych dostarczonych przez Ciebie w celu dokonania selekcji lokatorów do najmu – w zakresie następujących danych: imię i nazwisko, adres do korespondencji; numer telefonu, adres e-mail, a także rejestrację głosu w ramach monitoringu fonicznego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Twój zamiar zawarcia umowy najmu ze Spółką i Twoje zainteresowanie naszą ofertą w celu zawarcia umowy najmu – zakresie danych przekazanych przez Ciebie do zawarcia umowy najmu tj. imię i nazwisko; adres zameldowania, dotychczasowy adres zamieszkania, adres do korespondencji; numer PESEL, numer NIP, numer telefonu, adres e-mail, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, miejsce pracy lub nauki, numer rachunku bankowego do zwrotu kaucji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Umowa Najmu zawarta przez Ciebie ze Spółką w celu jej wykonania – w zakresie zawartych w niej danych, w tym: imię i nazwisko; adres zameldowania, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji; seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, numer NIP, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie przetwarzania danych:
w celach archiwalnych – odnośnie danych zawartych w Umowie Najmu;
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z Umowy Najmu – odnośnie danych zawartych w Umowie Najmu;
w celu oferowania Ci bezpośrednio produktów i usług (marketing bezpośredni), w tym dobierania ich pod kątem Twojego zainteresowania za pomocą profilowania – odnośnie danych zawartych w Umowie Najmu;
w celu ochrony naszego mienia udostępnionego Ci na podstawie Umowy Najmu, ochrony mienia osób trzecich korzystających z tego samego Lokalu, z którego korzystasz na podstawie Umowy Najmu oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa w Lokalu – odnośnie Twojego wizerunku zarejestrowanego w ramach monitoringu wizyjnego – dotyczy tylko Najemców Pokoju
w celu poprawy jakości oferowanych Usług, zabezpieczenia dowodów oraz ochrony przed roszczeniami – odnośnie Twojego głosu zarejestrowanego w ramach monitoringu fonicznego (nagrywania rozmów telefonicznych)

W przypadku gdy jesteś WŁAŚCICIELEM LOKALU i powierzasz nam zarządzanie najmem:

Spółka będzie przetwarzać Twoje dane osobowe, w celu:

zawarcia z Tobą Umowy o Świadczenie Usług, na podstawie Twojego zainteresowania ofertą Spółki;
wykonania umowy o świadczenie usług, którą z nami zawarłeś/aś;
archiwalnym (dowodowym) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w związku z Umową o Świadczenie Usług;
ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z Umowy o Świadczenie Usług;
oferowania Ci bezpośrednio naszych produktów i usług (marketing bezpośredni).

Podstawa prawna i zakres przetwarzania Twoich danych osobowych:

Twój zamiar zawarcia ze Spółką Umowy o Świadczenie Usług w zakresie zarzadzania najmem i Twoje zainteresowanie ofertą Spółki w celu zawarcia umowy – zakresie danych przekazanych przez Ciebie tj. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Umowa o Świadczenie Usług zawarta przez Ciebie ze Spółką w celu jej wykonania – w zakresie danych w niej zawartych, w tym: imię i nazwisko, adres zameldowania, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji; numer NIP, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie przetwarzania danych:
w celach archiwalnych – odnośnie danych zawartych w Umowie o Świadczenie Usług;
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z Umowie o Świadczenie Usług – odnośnie danych zawartych w Umowie o Świadczenie Usług;
w celu oferowania Ci bezpośrednio produktów i usług (marketing bezpośredni), w tym dobierania ich pod kątem Twojego zainteresowania za pomocą profilowania – odnośnie danych zawartych w Umowie o Świadczenie Usług.
w celu poprawny jakości oferowanych Usług, zabezpieczenia dowodów oraz ochrony przed roszczeniami – odnośnie Twojego głosu zarejestrowanego w ramach monitoringu fonicznego (nagrywania rozmów telefonicznych)

Monitoring wizyjny – dotyczy NAJEMCÓW POKOJÓW

Zgodnie z Umową Najmu jesteśmy upoważnieni do monitorowania Części Wspólnych Lokalu w rozumieniu Umowy Najmu.
Monitoring wizyjny obejmuje wyłącznie Części Wspólne Lokalu w rozumieniu Umowy Najmu.
Monitoring wizyjny może rejestrować dane w postaci wizerunku w sposób wyrywkowy lub ciągły.
Dane osobowe w postaci wizerunku nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, nie będą wykorzystywane w celu profilowania.
Dane osobowe w postaci wizerunku nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyłączeniem organów uprawnionych do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

Monitoring foniczny

Spółka informuje, że rozmowy telefoniczne prowadzone przez przedstawicieli Spółki z Klientami, Najemcami i Właścicielami mogą być nagrywane. Nagrywanie rozmów odbywa się celu:

zapewnienie sprawnej i prawidłowej obsługi Klientów, Najemców lub Właścicieli,
utrwalenie ustaleń dokonanych w trakcie rozmowy,
obsługa zgłoszeń, reklamacji lub zapytań,
podnoszenie jakości obsługi,
ochrona interesów Spółki, w tym na wypadek ewentualnych roszczeń.

Każda osoba jest każdorazowo informowana o nagrywaniu rozmowy na jej początku. Jeżeli nie wyraża ona zgody na nagrywanie, może skorzystać z innej formy kontaktu ze Spółką.
Dane osobowe w postaci głosu nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, nie będą wykorzystywane w celu profilowania.
Dane osobowe w postaci głosu nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyłączeniem organów uprawnionych do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

Okres przechowywania danych osobowych
W przypadku gdy jesteś najemcą lokalu:

Twoje dane pozyskane w celu zawarcia umowy najmu przechowywane będą przez okres negocjowania Umowy Najmu oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym kontaktowałeś się z nami w celu zawarcia Umowy Najmu, a w przypadku zawarcia Umowy Najmu – przez okres wskazany w pkt 2 poniżej;
Twoje dane pozyskane w związku z zawarciem Umowy Najmu przetwarzane będą do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy;
Twoje podstawowe dane kontaktowe przechowywane będą dla potrzeb marketingu bezpośredniego produktów i usług oferowanych przez Spółkę do czasu, aż zgłosisz sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, cofniesz zgodę, jeżeli były przetwarzane na podstawie Twojej zgody lub Spółka sama uzna, że się zdezaktualizowały.

W przypadku gdy jesteś WŁAŚCICIELEM LOKALU i powierzasz nam zarządzanie najmem:

Twoje dane pozyskane w celu zawarcia Umowy o Świadczenie Usług w zakresie zarządzania najmem przechowywane będą przez okres negocjowania Umowy o Świadczenie Usług oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym kontaktowałeś się z nami w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, a w przypadku zawarcia Umowy o Świadczenie Usług – przez okres jej wskazany w pkt 2 poniżej;
Twoje dane pozyskane w związku z zawarciem Umowy o Świadczenie Usług przetwarzane będą do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy;
Twoje podstawowe dane kontaktowe przechowywane będą dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług do czasu, aż zgłosisz sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, cofniesz zgodę, jeżeli przetwarzane były na podstawie Twojej zgody lub Spółka sama uzna, że się zdezaktualizowały.

W przypadku monitoringu wizyjnego

Twoje dane w postaci wizerunku rejestrowane w ramach monitoringu wizyjnego będą przechowywane 8 dni, po tym czasie dane są usuwane na zasadzie nadpisywania (chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania).

W przypadku monitoringu fonicznego

Nagrania rozmów z Twoim udziałem są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni, a następnie są trwale usuwane (chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania).

Odbiorcy danych
Z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 poniżej, Twoje dane możemy udostępniane będą następującym kategoriom podmiotów (podwykonawcom, usługodawcom) – czyli podmiotom, z których usług Spółka korzysta w prowadzeniu działalności:

Biura księgowo-rachunkowe,
kancelarie prawne,
doradcy podatkowi;
dostawcy usług IT,
dostawcy mediów;
ubezpieczyciele i likwidatorzy szkód;
podmioty świadczące usługi outsourcingu obsługi administracyjno-biurowej;

Te podmioty przetwarzają Twoje dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

Dane uzyskane z monitoringu wizyjnego nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem organów, o których mowa w pkt II.5.
Dane uzyskane z monitoringu fonicznego nie będą udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem organów, o których mowa w pkt III.4.

Przekazywania danych od państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Twoje dane nie będą przekazywane poza teren Polski.

Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

Prawo dostępu do Twoich danych i otrzymania ich kopii;
prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych,
prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych (jeżeli Twoim zdaniem nie mamy podstaw do przetwarzania Twoich danych osobowych możesz żądać abyśmy je usunęli)
prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych (możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat lub przetwarzamy je bezzasadnie)
prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych:
w celu prowadzenia przez Spółkę marketingu bezpośredniego produktów i usług („sprzeciw marketingowy”). Jeżeli skorzystasz z tego prawa Spółka zaprzestanie korzystania z danych w tym celu;
ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy Spółka przetwarza Twoje dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu, w celach innych niż marketing bezpośredni. Powinieneś wówczas wykazać nam swoją szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez Spółkę Twoich danych objętych sprzeciwem. Spółka zaprzestanie wówczas przetwarzania Twoich danych, chyba, że wykaże, że podstawy przetwarzania danych przez Spółkę są nadrzędne wobec Twojego prawa lub też Spółka przetwarza je w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub ochrony praw.
prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Spółki Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy to Spółka przesłała Twoje dane do innego administratora. Jednakże Spółka zrobi to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Ci tylko co do tych danych, które są przetwarzane na podstawie umowy z Tobą lub na podstawie Twojej zgody,
Prawo wniesienia skargi do organu; Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawo wycofania zgody; W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody (czyli dane przekazane w ankiecie lokatora) – masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres korespondencyjny Spółki lub adres emailowy: biuro@innesta.pl

Dane kontaktowe do Administratora

W celu wykonania swoich praw skieruj żądanie pod adres: biuro@innesta.pl lub nr telefonu 609-601-615.

Przed realizacją Twoich żądań, Spółka będzie musiała upewnić się, że jesteś osobą, za która się podajesz, czyli odpowiednio Cię zidentyfikować.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych i konsekwencjach ich niepodania

Podanie przez Ciebie danych w jest warunkiem zawarcia ze Spółką odpowiednio Umowy Najmu lub Umowy o Świadczenia Usług.

Jeżeli nie podasz danych Spółka może odmówić zawarcia z Tobą odpowiednio Umowy Najmu lub Umowy Świadczenia Usług.